聊聊时间管理

## 理念

1、时间精力有限

时间方面,人生数十载,说短不短,说长不长,具体到每天,除去睡觉剩余 16 小时左右。精力方面,随着年纪的增加,将持续走下坡路,具体到每天,早晨最清醒(前提是睡眠充足),午休过后也还可以,但整体呈衰减趋势。

某种角度而言,时间并不是我们的,不管我们做什么、不做什么,时间都在不断往前走,所谓 “逝者如斯夫,不舍昼夜”,我们无法管理时间,只能管理自己的行为(目标决定行为行为决定结果),进一步说,管理自己的注意力(行为的起点)。

2、好状态有限

每个人都有自己的高效时间点,有的上午状态更好,有的晚上状态更佳,高效的时间分配给重要的事。简单说,状态好时多做点,差时少做点,当然更多时候,我们需要在状态一般时,坚持做下去。

3、记忆力有限

记忆分为短时记忆和长时记忆,短时记忆 7±2,同时根据艾宾浩斯遗忘曲线,我们是逐步忘记的。好记性不如烂笔头,需要及时记录。

4、事有轻重缓急

事情是不断的,安排好优先级,当然重要的是去做而不是过于纠结顺序。有些事做了才知道是否能成,因为认知在不断增加,有些事不做也知道能成,需要的是坚持,还有些事不太需要做了,因为社会分工,比如该叫外卖叫外卖。

5、凡事预则立

短期而言,早晨计划睡前总结是好的。长期而言,主动规划是好的,因为我们不是单纯做事,而是为了实现某些目标,所以有人说做正确的事大于把事做正确。什么急做什么、被动地解决各种问题,那样辛苦忙碌但可能少有作为。

## 方法

1、清单
计划、执行、总结。

2、第二象限工作法
四象限法则是史蒂芬・科维提出的一个时间管理理论,该理论把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限:重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急,第一象限短期的立即去做,长期的通过处理好第二象限的工作走出,第二象限分解任务有计划地做,第三象限可以的话交给别人做,第四象限尽量少做。

3、番茄工作法
每学习工作 25 分钟休息 5 分钟(短暂停),每 4 个周期休息 15 分钟(长暂停)。具体时间可以根据自己的习惯进行调整。

4、GTD
利用工具收集任务,大脑专注执行。收集很重要,一是避免忘记,二是避免占据大脑空间,不及时记录心里可能会一直想着那个事情。

## 技巧

1、减少干扰

首先,断舍离,不管家里还是工位,保持环境简单,物理环境会影响心理环境。其次,防打扰,现代人的打扰源主要来自手机:一是电话短信,@李笑来 在《把时间当作朋友》中提到:“从好多年前开始,就把自己的手机设定为静音状态,从不主动接电话而是每隔一两个小时查看一下电话,有必要的就打回去”;二是微信,日常关闭新消息通知(不影响音视频电话通知),定时查看,同时处理消息时推荐微信电脑版,打字更快;三是其他应用,绝大部分关闭通知,少部分 “隐式推送”(仅保留通知中心提醒),极少部分开启通知。

2、慢慢开始

首先,如果状态不好,可以先来点简单速成的任务,然后开始复杂的、核心的。其次,中途难免产生杂念或其他想法,如果是 2 分钟能搞定的任务,立即去做,超过 2 分钟,记下来晚点做。然后,不推荐 BGM、白噪音类产品,会消耗注意力。最后,学习工作会有一段辛苦期,但熬过那段时间后会非常清醒,甚至带有重生的感觉。

3、提高效率

首先,只做少数事。“世界并不是正态分布,而是幂律分布的,绝大多数事物都遵循二八法则”。推荐学习 OKR,其中目标制定遵循 SMART 原则,尤其是 R(关联性),不要因为对现状的不满制定一个超高超远的目标,一口吃不成胖子。其次,只做计划中的事。很多时候,时间就是在自己跳出计划,被动地刷微博、微信、抖音、小红书中快速流逝的。再次,一次只做一件事。有句老话:“Work Hard,Play Hard”,别学没学好,玩没玩好。专注于当下,做好手头上的事才是王道,看剧看比赛也一样,既然决定看,那就一心一意地看,不要边看边刷手机同时还想着学习工作上的事。然后,劳逸结合。学习工作一段时间休息一段时间,不同类型不同难度的任务穿插进行。休息时建议彻底地休息比如什么也不做、喝水上洗手间、溜达闲聊等,不建议进行刺激的活动比如刷抖音、看比赛,那会让大脑持续兴奋。最后,形成习惯。熟悉了就快了,后续到什么时间做什么事,进入状态也快。

## 工具

1、清单:Microsoft To Do(iOS、macOS)

因为奇妙清单(Wunderlist )被关闭转移过来的,使用后反而有些惊喜,比如针对 “我的一天” 会智能推荐任务。如果只推荐一款时间管理应用,我会选择 Microsoft To Do,因为简单易用。相比而言,iPhone 自带的提醒事项不易用,早期版本的 Any.Do 不够全面,现在的 Any.Do 略显复杂。

清单是最基础的方式,在没有纸笔、手机等工具的年代,我们靠大脑记忆,然后执行。另外我会用微信作为清单辅助,对于近期待处理的事,将该聊天(对应具体的人或群)置顶,每天下班前清理一次,处理完后取消置顶。

2、日历:iPhone 日历、Calendars 5 、Fantastical(iOS)

暂时没有一款产品能完全满足个人需求,因此采取的是多个产品组合使用。iPhone 日历是主体,基于稳定性(Google 日历不科学上网会掉通知)和便捷性(可通过 Exchange 帐户同步公司邮箱中的会议日程)考虑。Calendars 5 作为第三方应用,承载所有日历(包括 iPhone 日历、Google 日历)的数据,基于易用性考虑,同时手机设置仅接收 Calendars 5 的通知。Fantastical 略特殊,仅在小组件中使用,方便查看近期概况。另外,也会在 Safari 浏览器中直接百度 “日历” 查看节假日。

关于清单(To Do)和日历的关系:一是清单更基础,早年没有用上 Google 日历、Doit.im 等产品的原因就是因为它们太复杂,不是所有事都能一开始就想清楚起止时间的,也不是所有事都需要添加优先级的。好的产品应该是新人易上手,老用户的高级需求也能满足;二是清单最好能和日历同步,因为通过日历的形式查看日程安排更直观。遗憾的是 Microsoft To Do 不支持同步到日历,即使是微软自家的日历,要知道曾经的奇妙清单是支持被其他日历应用订阅的,这点暂时无解。

3、闹钟:时钟(iOS)、Just Focus(macOS)、健康助手(Windows)

闹钟设置起床、吃饭、睡觉、出门等强提醒,具体设置如下:0:00-7:00 就寝,12:00 午饭、13:30 午休结束、18:00 晚饭、23:00 准备睡觉;计时器设置临时提醒,同时也当番茄钟来用,使用计时器做番茄钟的好处是可以直接从控制中心打开,非常方便,个人习惯一次学习工作 45 分钟,休息 10 分钟。不过在电脑前,主要用 Just Focus,同时由于公司用的 Windows 电脑,没有找到合适的番茄钟产品,选择 360 安全卫士的 “健康助手” 插件替代,每 2 小时提醒一次自己起身离开工位。

4、统计:屏幕使用时间(iOS)

苹果设备内置功能,方便了解在各个应用上花了多少时间。如果花在新闻、社交、娱乐、购物应用上的时间过多,可以增加在阅读、写作应用上的时间。“屏幕使用时间” 支持多设备合并统计,但建议关闭 Mac 统计,因为那部分数据不准确。

## P.s.

理念是基础,方法、技巧是应用,工具是前三者的实物化,好的工具能提高效率,但只是辅助,如果深陷工具,将本末倒置。

## 扩展阅读

1、文章:这才是时间管理的正确姿势
2、书籍:邹鑫《小强升职记》《只管去做》

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